برگزاری جلسه خوب هیات‌ مدیره

بایسته های یک جلسه خوب هیات‌ مدیره

برای آنکه در شرکت خود یک جلسه خوب هیات‌مدیره برگزار کنید به نکات زیر توجه بفرمایید :

الزامات اساسنامه ای جلسه هیات مدیره

اگر در اساسنامه شرکت شما درباره چگونگی دعوت از هیات مدیره و محل جلسات، ترتیباتی مطرح شده، روش های بیان شده را رعایت فرمایید.

همچنین درباره چگونگی تشکیل جلسه هیات مدیره و نحوه تشکیل جلسه می توانید مطلب زیر را مطالعه فرمایید :

ضوابط و شرایط قانونی تشکیل جلسات هیات مدیره و نحوه تنظیم صورتجلسه هیأت مدیرۀ در شرکتهای سهامی

ویژگی های یک جلسه خوب هیات مدیره

آخرین و دقیق ترین شماره تلفن همراه، ایمیل و نشانی پستی و نشانی شبکه‌های مجازی و پیام رسان های مرتبط با اعضای هیات مدیره شرکت خود را داشته باشید.

علاوه بر رعایت تشریفات اساسنامه، دعوت نامه شرکت در جلسه هیات مدیره را از روش های یادشده نیز به دست آنها برسانید.

دستور جلسه هیات مدیره

دستور یا دستورات جلسه هیات مدیره و مدتی که برای هر یک از دستورات جلسه اختصاص دارد را بطور دقیق در دعوتنامه بنویسید.

بین تاریخ دعوت از هیات مدیره و تاریخ برگزاری جلسه هیات‌مدیره یک زمان معقول و متعارفی را در نظر بگیرید.

به گونه ای که همه اعضای هیات مدیره بتوانند وقت خود را برای حضور در جلسه تنظیم کنند.

زمان و مکان برگزاری جلسه هیات مدیره

با توجه به شناختی که از اعضای هیات‌مدیره شرکت خود دارید روز و ساعت جلسه را به گونه ای تنظیم کنید که بهترین زمان برای تمرکز بر موضوعات جلسه شرکت شما باشد.

مدارک و پیوست های مرتبط با موضوعات و دستورات جلسه را همراه با دعوتنامه برای اعضای هیات مدیره شرکت خود بفرستید تا برای مطالعه آنها، آمادگی لازم جهت حضور موثر در جلسه هیات مدیره را پیدا کنند.

جلسه را در فضای دوستانه برگزار و با قدردانی از حضور آنان در جلسه، صحبت خود را آغاز کنید.

امکانات را به گونه ای فراهم کنید که نشستن، یادداشت برداری و ارائه روی تخته را آسان شود.

وقت جلسه هیات‌مدیره بیش از دو ساعت نشود.

موضوعات و دستورات جلسه را به ترتیبی که در دعوتنامه آمده است مطرح و به جمع بندی برسانید.

حتما برای تنظیم و امضای صورتجلسه هیات مدیره یک منشی رازدار و مسلط داشته باشید

متن پیش نویس صورتجلسه را برای اعضای هیات مدیره بخوانید سپس نهایی و امضا کنید.

و آخرین نکته درمورد ویژگی های یک جلسه خوب هیات مدیره به کسانی که مخالف مصوبه هیات مدیره هستند فرصت بدهید مخالفت خود را در صورتجلسه هیات مدیره بنویسند.

بهترین حالت آن است که صورتجلسه هیات مدیره در پایان همان جلسه به امضای حاضران برسد.