بایسته های انعقاد و اجرای قرارداد برای مدیران شرکتها

 هشدار: پیش از شروع مطلب به اشخاصی که مطالب منتشره اینجانب در روزنامه ها یا روی سایت شخصی یا وبلاگهایم را بدون ذکر منبع و بدون لینک سایتم یا وبلاگهایم به نام خود یا دیگری به هر طریقی منتشر می کنند متذکر می شوم که در انتظار عواقب قانونی انتشار غیر مجاز و بدون اجازه مطالبم باشند.

ذکر و باز نشر مطالب اینجانب و کلیه مطالبی که در روزنامه ها یا روی سایت شخصی و وبلاگهایم منتشر شده منحصراً با قید نام و نام خانوادگی ام و توام با لینک سایت و وبلاگهایم مجاز است.

شما به عنوان مدیر عامل شرکت، ناگزیر و مکلف به انعقاد قرارداد برای اداره امور و تحقق موضوع فعالیت شرکت، خواهید بود.

فعالیت شرکت شما در احاطه انواعی از قراردادها مشتمل بر قراردادهای استخدامی(روابط کار) قراردادهای مشاوره، قراردادهای خرید و فروش خدمات، قراردادهای خرید و فروش کالا و مواد اولیه و محصول نهایی، قراردادهای ساختمانی و پیمانکاری، قرارداد خرید املاک و ابنیه، قرارداد دریافت یا اعطای تسهیلات بانکی و…است.

بی گمان، دقت و مدیریت درست بر انعقاد و اجرای قراردادها می تواند شرکت تحت مدیریت شما را از زیان دور و به سودآوری و موفقیت نزدیک کند.

رعایت نکات زیر که بصورت خلاصه و کاربردی تقدیمتان می کنم شما را در پرهیز از زیان و دستیابی به موفقیت و کسب سود یاری خواهد کرد.

و اینک بایسته های انعقاد قرارداد برای مدیران شرکتها:

1- یادتان باشد که قرارداد، سند ایجاد تعهد، له و علیه شرکت شماست. آیا برای ایجاد تعهد علیه شرکت خود، اختیارات و مجوزهای لازم را اخذ نموده اید؟ آیا تعهداتی که قرار است بپذیرید در حدود بودجه و مصوبات مجمع عمومی و برابر اساسنامه و آئین نامه های معاملات و … شرکت تحت مدیریت شما هست یا خیر؟

در این خصوص مطلب کامل و بسیار مفید “بررسی های پیش از قرارداد” که در سایتم منتشر کرده ام و در دسترس شماست را حتماً مطالعه فرمائید.

2- گزارش توجیهی مناسب، کامل و مستندی که مشتمل بر دلایل، ضرورتها، منافع، فرصتها و تهدیدات ناشی از انعقاد قرارداد مورد نظرتان باشد تهیه کنید.

3- پیش از انعقاد قرارداد، نظر مثلث همیار مدیر، را بخواهید. در یک ضلع این مثلث، بخش فنی و در ضلع دوم آن بخش مالی و در ضلع سوم آن بخش حقوقی شرکت شما قرار دارند که به همراه مدیریت شرکت که شما باشید مربع موفقیت در اداره شرکت را تشکیل می دهید.

موکداً به شما توصیه می کنم که بدون دریافت نظر از مثلث همیار مدیر، قرارداد منعقد نفرمائید.

4- علاوه بر اخذ مصوبه هیات مدیره، فرد به فرد اعضای هیات مدیره خود را در مورد قرارداد و مبلغ آن و تعهداتی که علیه شرکت یا به نفع شرکت ایجاد می شود قرار دهید و آنها را نسبت به موضوع قرارداد توجیه کنید.

5- مدیران عضو مثلث همیار مدیر را ملزم کنید چک لیستی مشتمل بر تمامی مواردی که باید در انعقاد و اجرای قرارداد، مورد پایش و کنترل آنها باشد همراه با زمان دقیق هر یک از موارد، تهیه کنند. این چک لیست را در زمان انعقاد قرارداد مورد توجه قرار دهید و پس از انعقاد قرارداد مبنای کنترل و نظارت بر روند اجرای قرارداد تلقی کنید.

6- میزان تعهدات مالی قرارداد در زمان انعقاد و در مقاطع یک ماهه پس از انعقاد را طی جدولی برآورد کنید و با موجودی حساب و دخل و خرج ماهانه شرکت خود در مقاطع یک ماهه تطبیق دهید. مراقبت کنید که بار مالی ناشی از قرارداد، به گونه ای اطمینان بخش، برای شما قابل اداره باشد.

7- بلافاصله پس از انعقاد قرارداد، مدیران عضو مثلث همیار مدیر و دیگر مدیران ذیربط در شرکت تحت مدیریت خود را ملزم کنید ضمن هماهنگی مستمر با همدیگر، گزارش منظم روزانه یا هفتگی یا ماهانه از وضعیت اجرای قرارداد و میزان پیشرفت کار و میزان و نوع کارهای عقب مانده و علت عقب ماندگی کار و فهرست دقیق فعالیتهای انجام شده خود برای جبران عقب افتادگی کار و نتایج آن را به شما گزارش دهند.

8- رابطه شرکت تحت مدیریت خود با طرف مقابل را تحت کنترل و نظارت مستقیم داشته باشید. اجازه ندهید سوء برداشت یا سوء مدیریت یا تاخیر و ضعف و کاهلی مدیران تحت امر شما، خللی به روابط قراردادی شرکت شما با طرف مقابل وارد کند.

از طرف مقابل بخواهید هر گونه اشکال یا ناهماهنگی در اجرای مفاد قرارداد از ناحیه شما را مستقیماً به خود شما بصورت مکتوب گزارش دهد. مکتوب بودن این گزارش ها مورد تاکید من است زیرا علاوه بر اینکه از دیدگاه مستند سازی برایتان مفید است و رسیدگی به اختلافات احتمالی را ساده و موثر می نماید به شما این امکان را می دهد که فهرستی از اشکالات و ضعف های شرکت خود را به رایگان شناسایی کنید.

9- نگهداری و بایگانی درست، ایمن و بدون نقص قرارداد و مستندات و پیوستهای آن بخشی از بایسته های انعقاد و اجرای قرارداد می باشد. مسئول اصلی نگهداری و بایگانی نسخه های اصلی قرارداد و مستندات و پیوستهای آن در شرکت تحت مدیریت خود را مشخص و فرایند نگهداری صحیح آن را تعیین و بر اجرای آن نظارت کنید.

10- حفظ اسرار تجاری مندرج در قرارداد و تعیین شیوه و ضوابط حفظ این اسرار در شرکت تحت مدیریت خود را مورد توجه قرار دهید. در این راستا مطلب بسیار مفید و کاربردی که تحت عنوان ” اسرار تجاری و شیوه های حفظ آن” روی سایتم در دسترس شما گذاشته ام را مطالعه بفرمائید. 

صادق رئیسی کیا

بیست و چهارم آبان ماه 1393